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19. Januar 2017

Elektronische Datenarchivierung seit Anfang 2017 gesetzlich verpflichtend

Seit dem 01.01.2017 ist die letzte Übergangsfrist zur Umsetzung der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) verstrichen. Diese gilt nun für alle Kaufleute und Unternehmen verpflichtend. Ab sofort müssen alle steuerlich relevanten E-Mails und Daten rechtssicher archiviert werden.

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Für viele Unternehmen, die bisher noch keinen Kontakt mit dem Thema der digitalen Datenarchivierung hatten, bedeutet dies einen großen Mehraufwand. Bei Nichteinhaltung dieser Anforderungen drohen jedoch hohe Kosten durch vom Finanzamt angeordnete Umsetzungsmaßnahmen.

Bitte beachten Sie, dass dieser Beitrag keine Rechts- oder Steuerberatung darstellt und daher rechtlich nicht bindend ist. Für konkrete Fragen sollten Sie Ihren Steuerberater oder Anwalt kontaktieren.

Was ändert sich konkret mit den GoBD?

Rechnungen und elektronischer Datenverkehr mussten bis Ende 2016 nicht verpflichtend nach den GoB gespeichert werden. So konnten Unternehmen bis dahin beispielsweise E-Mails auf den Servern der E-Mail Provider speichern, ohne nachweisen zu müssen, dass die Daten revisionssicher gespeichert wurden.

Mit dem Inkrafttretten der GoBD jedoch, müssen Unternehmen alle Daten und E-Mails, die die Funktion eines Belegs oder Geschäftsbriefes haben, mit einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren rechtssicher archivieren. Davon betroffen sind auch steuerlich relevante Anhänge wie Angebote oder Rechnungen.

Eine Ausnahme stellen E-Mails dar, die als Begleitschreiben für versendete Rechnungen gelten. Diese haben nach den GoBD die Funktion eines Briefumschlages und können somit gelöscht werden. Die darin versendeten Rechnungen müssen aber weiterhin gespeichert werden.

Folgende Aspekte muss die elektronische Datenarchivierung aufgrund der GoDB nun erfüllen.

Die Daten müssen:

  • vollständig und richtig
  • unveränderlich
  • nachvollziehbar und -prüfbar
  • ordentlich gespeichert

sein.

Ein Steuerprüfer muss somit jederzeit die Möglichkeit haben unverschlüsselt auf die archivierten Daten zugreifen zu können.

Wie sorge ich dafür, dass meine Daten GoBD konform gespeichert werden?

Aufgrund der Tatsache, dass geschäftsrelevante Daten und E-Mails ab sofort nicht manipulierbar gespeichert werden müssen und immer verfügbar sein sollen, kann dies nur durch eine gute Hardware/Software-Kombination erreicht werden.

Diese sollte am Besten folgende Anforderungen erfüllen:

  • Die Daten müssen originalgetreu und automatisiert gespeichert werden
  • Es darf innerhalb der gesetzlichen Frist keine Möglichkeit zur Datenmanipulation geben
  • Die Daten müssen im Falle einer Betriebsprüfung schnell abrufbar sein

Da die Anzahl digitaler Belege, E-Mails und Rechnungen immer mehr zunimmt, bedeutet dies, dass Unternehmen sich in Zukunft mit einer stark wachsenden Anzahl an nur selten abgerufenen Daten konfrontiert sieht.

Daher sollten Unternehmen beachten, dass das ausgewählte Speichersystem die Möglichkeit zur einfachen Skalierbarkeit bietet und somit im Voraus bereits eine Entscheidung für ein Speichersystem treffen, das dieser Tatsache gerecht wird.

Lesen Sie dazu 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis von Bitkom

Revisionssicher mit dem Silent Cube Compact archivieren

Zum Download der Info-Broschüre

 

Themen: revisionssicher, Archivierung

Autor: Julian Bär | Marketing bei FAST LTA

 
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